Die 12 wichtigsten Führungsinstrumente -

Führungsinstrument 6: Delegieren

Warum delegieren Vorgesetzte ungern?

Als Führungskraft und Unternehmer:in ist es leicht, in den Versuch zu geraten, alles selbst zu erledigen. Schließlich ist es oft einfacher, eine Aufgabe schnell selbst zu erledigen, als sie einem Mitarbeitenden zu übertragen und sich mit möglichen Fehlern oder Problemen auseinandersetzen zu müssen. Doch letztlich führt dieser Ansatz dazu, dass Sie überlastet sind und das Wachstum Ihres Unternehmens oder Teams einschränken!



Das Übertragen von Aufgaben und Verantwortung entlastet Sie als Führungskraft und räumt Ihnen Zeit für strategische Planung ein! – Was zu den wichtigsten Aufgaben für Sie als Führungskraft zählt! Gleichzeitig fördert es das selbstständige Arbeiten Ihrer Mitarbeitenden und bietet Letzteren die Gelegenheit, ihre Sichtweisen, Ideen und Erfahrungen in die Aufgabenerfüllung einfließen zu lassen. Das führt oftmals auch dazu, dass Ihre Mitarbeitenden bessere Arbeit leisten, da sie sich mehr engagieren (Stichwort: Purpose) und sich auf die Aufgabe konzentrieren können, anstatt nur Anweisungen zu befolgen.

Auf mittel- und langfristige Sicht können durch das Delegieren die Motivation nachhaltig gesteigert und die Fertigkeiten der Mitarbeiter gefördert werden. Delegieren ist also nicht nur eine effektive Möglichkeit, um als Führungskraft Zeit zu sparen, sondern auch eine wichtige Strategie, um den Erfolg und das Wachstum Ihres Unternehmens oder Teams zu fördern!

Wie delegiere ich richtig als Führungskraft?

Als Führungskraft oder Unternehmer:in ist es unverzichtbar, Aufgaben gezielt und effektiv zu delegieren. Doch was bedeutet Delegieren eigentlich genau? Aufgabendelegation ist ein Prozess, bei dem Sie als Führungskraft:

1.) einem Mitarbeitenden eine oder mehrere weniger komplexe Aufgaben übertragen,

2.) ihm/ ihr die dafür notwendigen Befugnisse einräumen,

3.) sicherstellen, dass der/die Mitarbeitende über die notwendigen Kompetenzen verfügt, um die Aufgabe ausführen zu können,

4.) einen Teil der Verantwortung für die Erledigung der Aufgabe übertragen und

5.) den Prozess und das Ergebnis der Aufgabe überprüfen.

Dies erfordert einen hohen Reifegrad des Mitarbeitenden und stellt im situativen Führen die höchste Ebene dar!

Was ist wichtig beim Delegieren?

Beim Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter:innen sollten Sie folgende Punkte besonders beachten:

1.) Kompetenz

Zunächst einmal müssen Sie als Führungskraft einschätzen, ob die Person über die nötige Kompetenz verfügt, um die Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Dazu gehört nicht nur das grundlegende Fachwissen und den notwendigen Input von Ihnen als Führungskraft, um die Aufgabe effektiv zu managen, sondern auch Erfahrung und Routine im Umgang mit ähnlichen Aufgabenstellungen. Eine sorgfältige Vorbereitung und -, wenn nötig - Schulung kann hier helfen, die Person optimal auf die Aufgabe vorzubereiten.

2.) Vertrauen

Der zweite wichtige Punkt beim Delegieren ist Ihr Vertrauen in den/die Mitarbeitende:n. Wenn die Kompetenz vorhanden ist, ist es wichtig, der Person auch das Vertrauen zu schenken, dass sie die Aufgabe selbstständig und eigenverantwortlich lösen kann! Wenn das Teammitglied das Vertrauen des/der Vorgesetzten spürt, wird es sich auch eher trauen, Fragen zu stellen oder Unterstützung zu suchen, wenn es überfordert ist, ohne Angst haben zu müssen, dass Sie ihm sofort die Verantwortung entziehen.

Wichtig ist: es handelt sich nicht um "blindes Vertrauen"! Offene Kommunikation, Überprüfen der Arbeitsergebnisse und regelmäßiges Feedback sollten wesentliche und verlässliche Elemente Ihrer Führungsarbeit sein, um sicherzustellen, dass die Aufgabe erfolgreich erledigt wird und sich die Person weiterentwickeln kann.

3.) Befugnisse

Beim Delegieren von Aufgaben ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitenden auch die nötigen Befugnisse einräumen. Denn nur so können sie Entscheidungen treffen und umsetzen, ohne ständig auf Rückmeldung von Ihnen warten zu müssen. Legen Sie einen klaren Entscheidungsrahmen fest! Denn, wenn Entscheidungen allein durch Sie getroffen werden können, kann dies zu Verzögerungen und einem ineffizienten Arbeitsablauf führen. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden über die nötigen Informationen und Ressourcen verfügen, um ihre Aufgaben effektiv erledigen zu können. Gleichzeitig sollten sie aber auch klare Grenzen und Verantwortlichkeiten haben, um Überforderung und Chaos zu vermeiden. 

4.) Lernkurve

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, die Sie bisher ausgeführt haben, ist es wichtig zu verstehen, dass es bei der Ausführung bei den meisten Mitarbeitenden erstmal zu einem Qualitäts- und Geschwindigkeitsverlust kommen wird! Das liegt daran, dass Sie als routinierte:r Expert:in die Aufgabe schnell und effizient erledigen können, während es für Ihre Mitarbeitenden, die das zum ersten Mal machen, mehr Zeit braucht, um sich einzuarbeiten. Es mag sein, dass sie sich schlau machen und ihre Arbeitsergebnisse erst noch fünf Mal kontrollieren müssen, um wirklich sicher zu sein, an alles gedacht und alles berücksichtigt zu haben. Aber es ist wichtig, zu verstehen, dass das ein vorübergehender Zustand ist, der sich mit der Zeit bessern wird. Mit Schulungen und klaren Anweisungen wird sich die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit verbessern!

Fazit: Was ist beim Delegieren zu beachten?

Abschließend lässt sich sagen, dass Delegieren ein wichtiger Schritt ist, um als Führungskraft oder Unternehmer:in erfolgreich zu sein! Es gibt jedoch auch Fallstricke, die vermieden werden sollten. Daher ist es wichtig, dass Sie

• die Aufgabe nicht mehr selbst erledigen, sondern von einer anderen Person erledigt lassen,
• die Befugnisse erteilen, die diese Person braucht, um die Aufgabe ausführen zu können,
• sicherstellen, dass diese Person die Kompetenzen hat, die es zur Aufgabenerfüllung bedarf und
• vermitteln und verstehen, dass Sie beide die Verantwortung dafür tragen, dass die Aufgabe in einer gewissen Form erfüllt und ein erwartetes Ergebnis erzielt wird.
  
  

Erfolgreiches Delegieren entlastet Sie als Führungskraft und Unternehmer:in und bietet Ihnen den Freiraum die strategischen Themen anzugehen, die Ihr eigentliches Aufgabengebiet darstellen. Ihre Mitarbeitenden können durch neue Aufgaben wachsen, sich einbringen und bleiben so motiviert.

Kurzfristig bedeutet Delegieren erst einmal mehr Arbeit für Sie. Mittel- und langfristig ist es eine wichtige Säule in Ihrem Zeit- und Stressmanagement und sichert den Erfolg Ihres Unternehmens!

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Bis demnächst,

Ihr Jens Korz