Die 12 wichtigsten Führungsinstrumente -

Führungsinstrument 8: Feedback

Wie gebe ich als Führungskraft Feedback richtig?

Als Führungskraft oder Unternehmer:in sollten Sie Feedback als integralen Bestandteil Ihrer Führungsphilosophie betrachten. Denn es ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihres Teams zu verbessern und das Verhalten Ihrer Mitarbeiter:innen zu fördern. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, um Feedback zu geben?

Grundsätzlich gibt es viele verschiedene Arten von Feedback, die zu verschiedenen Zeitpunkten oder Zielsetzungen und in unterschiedlichen Formen angewendet werden können.

1.) Feedback zur Beurteilung von Personen oder Situationen

Eine Möglichkeit ist das konstruktive Feedback, das dazu dient, eine Person oder eine Situation zu verbessern. Es konzentriert sich auf die Identifizierung von Stärken und Schwächen und bietet spezifische Vorschläge zur Verbesserung. Eine weitere Möglichkeit ist das positive Feedback, das darauf ausgerichtet ist, die Leistungen oder das Verhalten einer Person anzuerkennen und zu verstärken. Hierbei konzentriert man sich auf Erfolge, Stärken und positive Aspekte. Kritisches Feedback hingegen bezieht sich auf kritische Beobachtungen oder Probleme und gibt konstruktive Kritik, um Verbesserungen anzuregen.

Eine sehr spezielle und effektive Variante des Feedbacks ist das "360-Grad-Feedback". Diese Art von Feedback wird von verschiedenen Personen aus dem Arbeitsumfeld einer Person gegeben, einschließlich Vorgesetzten, Kollegen und Untergebenen. Es bietet eine umfassende Perspektive auf die Leistung einer Person.

2.) Feedback zu verschiedenen Zeitpunkten

Eine wichtige Unterscheidung bei der Wahl des richtigen Feedbacks ist der Zeitpunkt, zu dem es gegeben wird. Formatives Feedback wird während eines laufenden Prozesses oder einer Aktivität gegeben, um die Leistung zu verbessern. Es kann während der Arbeit oder des Lernens verwendet werden, um Anpassungen vorzunehmen und Fortschritte zu fördern. Summatives Feedback hingegen wird am Ende eines Prozesses oder einer Aktivität gegeben, um die Gesamtleistung zu bewerten. Es bietet eine Zusammenfassung und kann zur Beurteilung von Zielerreichung oder Abschluss verwendet werden.

3.) Feedback in unterschiedlichen Formen

Eine weitere wichtige Unterscheidung betrifft die Art, in der das Feedback übermittelt wird.

Mündliches Feedback wird direkt mündlich gegeben, entweder persönlich oder in einem Gespräch. Es ermöglicht einen direkten Austausch und die Klärung von Fragen. Schriftliches Feedback hingegen wird in schriftlicher Form gegeben, z. B. in Form von E-Mails, Notizen oder Berichten. Es ermöglicht eine detaillierte Dokumentation und kann auch als Referenzpunkt verwendet werden.

Generell gilt, dass Sie als Führungskraft situativ entscheiden müssen, welche Form des Feedbacks am besten geeignet ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Wie kann ich als Führungskraft richtig Feedback geben?

Als Führungskraft ist es wichtig, nicht nur negatives, sondern auch positives Feedback zu geben. Wenn ein:e Mitarbeiter:in einen guten Job gemacht oder ein tolles Verhalten gezeigt hat, fällt es Ihnen als Führungskraft natürlich leichter, sie:ihn zu loben. Es gibt jedoch auch beim positiven Feedback einige Aspekte zu beachten:

1.) Der Persönlichkeitstyp

Sie sollten darauf achten, mit welchem Persönlichkeitstypen Sie es zu tun haben. Während extrovertierte Mitarbeiter:innen es mögen, in der Gruppe gelobt zu werden, bevorzugen introvertierte Mitarbeiter:innen Lob unter vier Augen. Denn sie haben oft Angst, als primus inter pares angesehen und deshalb von der Gruppe ausgeschlossen zu werden.

Daher ist es wichtig, sich mit den unterschiedlichen Persönlichkeitstypen vertraut zu machen und die richtige Methode für das Feedback zu wählen. Ein Lob, das für den einen Mitarbeitenden perfekt ist, kann für den anderen negativ sein! Indem Sie als Führungskraft oder Unternehmer:in diese Unterschiede berücksichtigen und sich auf die individuellen Bedürfnisse und Persönlichkeiten Ihres Personals einstellen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Feedback auch wirklich positiv aufgenommen wird und sich Ihre Mitarbeitenden wertgeschätzt fühlen.

2.) Umfang des Feedbacks

Ein wichtiger Faktor beim Feedbackgeben ist nicht nur der Inhalt, sondern auch die Art und Weise, wie es vermittelt wird. Denn die unterschiedlichen Persönlichkeitstypen benötigen auch unterschiedliche Feedback-Arten. Extrovertierte Mitarbeiterende benötigen oftmals kein ausführliches Lob, sondern sind mit einem schnellen, einfachen "Daumen hoch" und einem kurzen "Weiter so, gut gemacht!" zufrieden. Für introvertierte Mitarbeiter:innen hingegen kann es wichtig sein, detaillierte Rückmeldungen zu erhalten, um zu verstehen, welche konkreten Aspekte ihrer Arbeit gut waren. Auf diese Weise signalisieren Sie als Führungskraft, dass Sie sich intensiv mit ihrer Arbeit auseinandergesetzt haben und, dass Ihr Feedback ernst gemeint ist. Und dann können introvertierte Persönlichkeiten das Lob auch ernsthaft annehmen und anerkennen, ohne dass es verpufft. Denn was bringt positives Feedback, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin es nicht annehmen kann? Als Führungskraft sollten Sie daher auf die unterschiedlichen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden achten und entsprechend darauf eingehen, um ein erfolgreiches Feedbackgespräch zu führen.

Wie formuliere ich als Führungskraft negatives oder kritisches Feedback richtig?

Eines der schwierigsten Dinge, die Führungskräfte und Unternehmer:innen tun müssen, ist negatives Feedback zu geben. Es ist jedoch unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Team in die richtige Richtung arbeitet und Ziele erreicht werden!

Eine effektive und bewährte Möglichkeit, negatives oder kritisches Feedback zu formulieren, ist die Anwendung der Gewaltfreien Kommunikation. Die Gewaltfreie Kommunikation ist darauf ausgerichtet, den:die Empfänger:in des Feedbacks nicht zu verletzen, sondern ihm:ihr konstruktive Kritik zu geben, die ihm:ihr dabei hilft, sich zu verbessern. Anstatt die Person direkt zu kritisieren ("Du bist schlecht!“), kann man ihre Performance oder ihr Verhalten ansprechen und erklären, warum es nicht den Anforderungen entspricht ("Deine Performance oder dein Verhalten entspricht nicht den Anforderungen, die wir benötigen, um unsere Ziele zu erreichen!"). So wird das Feedback nicht persönlich genommen und der:die Empfänger:in wird eher bereit sein, Veränderungen vorzunehmen. Die Gewaltfreie Kommunikation ist dadurch eine wertvolle Methode, um als Führungskraft oder Unternehmer:in eine konstruktive und wertschätzende Feedback-Kultur im Unternehmen zu etablieren.

Wie funktioniert die Gewaltfreie Kommunikation?

In der Gewaltfreien Kommunikation geht es darum, eine offene und respektvolle Kommunikation auf Augenhöhe zu führen. Im Sinne der Schaffung und des Erhalts eines guten Arbeitsklimas, eignet sich diese Kommunikationsmethode besonders gut für Führungskräfte und Unternehmer:innen.

1.) Grundregel der Gewaltfreien Kommunikation: Ich-Formulierung

Eine Grundregel der Gewaltfreien Kommunikation ist die Nutzung Ich-Formulierung. Das bedeutet, dass Sie Ihre Wahrnehmung, die Wirkung und Ihre Wünsche in der Ich-Form mitteilen. Sie könnten zum Beispiel sagen:

"Mir ist aufgefallen, dass ..."

"Ich habe bemerkt/ gesehen/ festgestellt, dass ..."

Mit der Ich-Formulierung bleiben Sie bei sich und geben Ihre Perspektive wieder. Ich-Formulierungen sind somit ein wichtiger Baustein für eine gewaltfreie Kommunikation!

2.) Gewaltfreie Kommunikation - Baustein 1: Eigene Wahrnehmung schildern

Als Erstes schildern Sie Ihre Wahrnehmung der Situation oder des Verhaltens.

"Ich habe bemerkt, dass Sie bereits 4 Mal zu spät zu Meetings gekommen sind."

Diese Formulierung vermeidet es, die Person sofort in die Defensive zu drängen. Sie fühlt sich nicht angegriffen, sondern bekommt erst einmal Ihre  Sicht der Dinge präsentiert, die sie für sich evaluieren kann. Vielleicht stellt Ihr:e Mitarbeiter:in sogar fest, dass die Aussage nicht stimmt und kann das Missverständnis umgehend auflösen.

3.) Gewaltfreie Kommunikation - Baustein 2: Wirkung schildern

Im zweiten Schritt sollten Sie direkt zur Wirkung oder Auswirkung des Verhaltens übergehen. Es ist wichtig zu beschreiben, welche Auswirkungen das Verhalten eines Mitarbeiters auf das Unternehmen/ Team/ Kund:innen/ Sie hat. Was bedeutet es, dass der Mitarbeitende zu spät kommt? Welche Konsequenzen hat das für das Unternehmen, die Kund:innen oder die Kolleg:innen?

Auch hier ist es wichtig, diese Auswirkungen in der Ich-Formulierung zu schildern, um dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin die Möglichkeit zu geben, sein oder ihr Verhalten zu reflektieren und zu ändern. Indem Sie die Auswirkungen auf das Unternehmen und die Beteiligten klar beschreibst, schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage für eine konstruktive Lösungsfindung.

Eine mögliche Formulierung in unserem Beispiel lautet:

"Ich habe bemerkt, dass Sie bereits 4 Mal zu spät zu Meetings gekommen sind. Das verursacht Unmut bei den Kolleg:innen und ich empfinde das ebenfalls sehr unprofessionell."

4.) Gewaltfreie Kommunikation - Baustein 3: Wunsch äußern

Der Wunsch ist der dritte Schritt in der Gewaltfreien Kommunikation und spielt eine wichtige Rolle im Feedbackprozess. Hierbei geht es darum, dass Sie als Führungskraft oder Unternehmer:in Ihren konkreten Wunsch äußern, wie sich das Verhalten/ die Situation zukünftig ändern soll.

In unserem Beispiel wäre das:

"Ich habe bemerkt, dass Sie bereits 4 Mal zu spät zu Meetings gekommen sind. Das verursacht Unmut bei den Kolleg:innen und ich empfinde das ebenfalls sehr unprofessionell. Ich wünsche mir, dass Sie in Zukunft pünktlich sind."

Um eine noch stärkere Wirkung zu erzielen, können Sie Ihren Wunsch auch als offene Frage formulieren und Ihren Mitarbeitenden damit direkt in einen Dialog zur Lösungsfindung einbinden:

"Ich habe bemerkt, dass Sie bereits 4 Mal zu spät zu Meetings gekommen sind. Das verursacht Unmut bei den Kolleg:innen und ich empfinde das ebenfalls sehr unprofessionell. Was brauchen Sie, um zukünftig pünktlich zu sein?"

Im Rahmen der Gewaltfreien Kommunikation ist es wichtig, Feedback auf eine konstruktive und wertschätzende Art und Weise zu geben. Negative Rückmeldungen sollten dabei immer mit der "Ich-Formulierung" und den drei W's (Wahrnehmung-Wirkung-Wunsch) arbeiten. Indem Führungskräfte und Unternehmer:innen auf diese Weise Feedback geben, können sie das Verhalten ihrer Mitarbeiter:innen positiv beeinflussen und somit zur Verbesserung der Performance des gesamten Teams beitragen. Die "WWW-Formel" ist dabei eine einfache Eselsbrücke, um sich die Schritte des Feedback-Prozesses besser zu merken.

Fazit: Welche Vorteile hat Feedback als Führungsinstrument?

Zusammenfassend können wir festhalten: Feedback ist ein unglaublich wertvolles Führungsinstrument! Mit einem offenen und konstruktiven Feedback-Kreislauf können Sie sich und Ihren Mitarbeitenden helfen, besser zu werden und ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen. Allerdings ist es wichtig, Feedback auf eine gewaltfreie Art und Weise zu kommunizieren. Wenn Sie hart in der Sache sind und zugleich weich zum Menschen, wird es leichter sein, dass der Mitarbeitende das Feedback auf einer Performance- oder Verhaltensebene versteht, ohne dass er sich angegriffen fühlt. Denn es geht hier nicht vordergründig darum, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeitenden zu kritisieren, sondern darum, eine gemeinsame Lösung zu finden, die für alle Beteiligten funktioniert! Wenn Sie Ihr Personal zu besseren Leistungen anspornen und das Arbeitsklima verbessern möchten, lade ich Sie dazu ein, das Feedback als Führungsinstrument noch stärker in Ihren Führungsalltag zu integrieren.

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Bis demnächst,

Ihr Jens Korz